Todas las funciones del planificador de eventos o event planner hacen referencia al diseño, la planificación y la producción de un acto, acorde a unos objetivos concretos. Sus labores van desde el desarrollo de la idea hasta la presentación de informes y resultados acerca de los eventos organizados.
El coordinador de eventos se encarga de diseñar, planificar, producir y analizar el desarrollo de cualquier tipo de acto o celebración. Asimismo, este perfil se ocupa de adaptar todo el proceso del evento al presupuesto y los recursos disponibles.
En general, un event planner coordina y dirige la planificación completa de un acontecimiento y, para ello, aborda aspectos como los siguientes:
- Definir el público objetivo al cual se dirige el evento, así como concretar el número de asistentes.
- Escoger el lugar de celebración y supervisar que las instalaciones se adapten a las necesidades y expectativas del acontecimiento.
- Seleccionar los proveedores, los distribuidores y todos los servicios necesarios para celebrar el acto.
- Comunicar todos los detalles del evento al cliente y ofrecer feedback durante el proceso de planificación.
- Desarrollar tareas administrativas relacionadas con los servicios contratados.
- Asegurar el éxito de un evento y resolver cualquier imprevisto que pueda surgir.
