Si tienes pensado crear tu propia empresa, debes saber que cada año tienes que elaborar las cuentas anuales. Estos documentos incluyen toda la información financiera de un negocio y deben estar firmadas por un administrador para demostrar su veracidad. Las cuentas anuales sirven para evaluar globalmente el estado de la empresa y su progreso. Por ello, formarse con un curso contabilidad te capacitará profesionalmente para ello.
A continuación te explicamos quién esta obligado a presentar las cuentas anuales de un negocio, qué documentos debe incluir y qué tipos hay.
Qué incluyen las cuentas anuales
No todas las empresas deben presentarlas en el Registro Mercantil. Las que están obligadas son las anónimas, las de responsabilidad limitada, las extranjeras con sucursales en España, los fondos de pensiones y cualquier empresario obligado a publicar sus cuentas.
Como indica su nombre, las cuentas anuales deben presentarse cada 12 meses. En ellas deben figurar una serie de documentos, concretamente 5. A continuación te explicamos cuáles son.
Balance
El balance es un esquema que facilita la información sobre bienes y obligaciones. Los primeros hacen referencia al patrimonio de la empresa y los derechos de cobro (facturas pendientes por parte de clientes, inversiones, etc.). En cambio, las obligaciones son los pagos o deudas de la compañía, ya sea con los proveedores o bancos, entre otros.
Los bienes indican los activos de la empresa mientras que el pasivo es todo aquello que se debe.
Pérdidas y ganancias
Este tipo de cuentas aportan información sobre el resultado económico de la compañía y de todo el año. Para ello se debe calcular la diferencia entre los ingresos obtenidos y los gastos.
Cambios de patrimonio neto
En el patrimonio neto se reflejan las operaciones que se llevan a cabo durante todo el año, sin influir en el resultado. Se incluyen las ampliaciones de capital, los resultados de ejercicios anteriores, subvenciones, etc.
Flujos de efectivo
Informa sobre las variaciones y movimientos de efectivos. Muestra el efectivo que se ha generado y aplicado en actividades operativas, inversiones o financiamiento.
Memoria
La memoria no es más que un informe completo. Se amplia y anota el contenido del resto de documentos que forman las cuentas anuales.
Tipos de cuentas anuales
Según el mayor o menor volumen de información y la dimensión de la empresa, existen 4 tipos de cuentas anuales, reflejados en el Plan General Contable. Estas son:
- Ordinarias. Las especificadas anteriormente, incluyendo los cinco documentos.
- Abreviadas. Se caracterizan por ser de un formato más simplificado que la anterior. Solo debe incluirse el balance, las pérdidas y ganancias y la memoria. Todo ello abreviado.
- Pyme. Puede presentar una cuenta anual ordinaria o abreviada, ambas específicas para pymes.
- Microempresas. La versión de cuentas anuales de estas empresas es aún más simplificada. Deben cumplir con unos requisitos específicos.
Las cuentas anuales pueden presentarse en papel, cd o dvd o Internet. El plazo para presentarlas es de un mes desde que se aprueban por la Junta General Ordinaria de Acciones.
Cómo presentar las cuentas
Las cuentas anuales se pueden presentar en distintos formatos. A continuación te explicamos los principales:
- En papel. El formato tradicional. Debe presentarse al Registro Mercantil con instancia de presentación, la certificación de aprobación de las cuentas y todos los documentos mencionados con anterioridad.
- En CD o DVD. Este formato permite presentar un fichero guardado en un soporte digital. Junto al CD o DVD, donde figurarán las cuentas en formato .zip, debe entregarse una instancia de presentación, un certificado de aprobación de cuentas y otro de la huella digital firmado.
- Por Internet. Un formato cómodo y rápido. Se tienen que enviar las cuentas anuales en formato digital a la sede electrónica del Colegio de Registradores. Solo es necesario estar dado de alta y tener un certificado de firma digital.
En caso de no presentar las cuentas, una empresa puede ser amonestada con una multa de entre 1.200 y 60.000 euros según su tamaño. También cabe la posibilidad de no poder inscribir el negocio en el Registro Mercantil hasta que no se depositen las cuentas. Aun así hay algunos documentos que se exceptúan de esta prohibición, como la disolución de la sociedad o el nombramiento de liquidadores.
